Ako Teplárne ZM prešli na kompletnú digitalizáciu a riadenie firmy cez BizNow
Teplárne ZM, s.r.o. zásobujú Zlaté Moravce teplom od roku 2008, pre bytové domy, školy a zdravotnícke zariadenia. Práve modernizujú rozvody a stavajú novú kotolňu na biomasu s podporou z Modernizačného fondu a Environmentálneho fondu. Je to menšia firma s približne 10 zamestnancami, ktorá pôsobí v regulovanom segmente. So spoluprácou s BizNow sú spokojní majiteľ René Vereský a riaditeľka Ľubica Jakabová.
- Odvetvie: energetika
- Zamestnanci: približne 10
- Ročný obrat: približne 2,3 M €
- Doklady mesačne: 70 dokladov
- BizNow používajú: približne rok
kratšia príprava podkladov pre účtovníka
zníženie počtu stratených dokladov
kompletná transformácia a zaškolenie
Výzva
Evidencia faktúr a bločkov bola pracná. Doklady sa skenovali, kopírovali a potom zapisovali do Excelu. Najhoršie však bolo, keď sa faktúra stratila: zostala neuhradená a dodávateľom sa muselo vysvetľovať, prečo.
„Najhoršie bolo nestratiť faktúru, ktorá prišla poštou alebo mailom kolegom, ktorí mi ju zabudli preposlať.“
Ľubica Jakabová, riaditeľka
Riešenie
Začiatok nebol hladký. Prvý kontakt s programom bol rozpačitý a riaditeľka spravila pár chýb.
„Mala som pocit, že je to zložitejšie než práca, ktorú som vykonávala dovtedy.“
Ľubica Jakabová, riaditeľka
Prvotné nahratie dokumentov za minulé roky spravil tím BizNow spolu s firmou. Nasledovalo jednodňové školenie a hneď po ňom pracovali v programe. Veľmi jednoduchá bola evidencia pokladne, nahranie bločkov a došlých faktúr. Najviac pozornosti na začiatku vyžadovalo zaradenie nákladov a vytvorenie jednotlivých stredísk.
„Po zaškolení som sa pustila do evidencie všetkého. Urobila som zopár chýb, ale denná komunikácia pri riešení problémov s programátormi BizNow bola výborná. Odpovedali trpezlivo na moje otázky a pripomienky, pomáhali s riešením problémov s trpezlivosťou a s pokojom.“
Ľubica Jakabová, riaditeľka
Výsledok
Čo ju po roku baví najviac
Rozdiel je v rýchlosti a prehľade:
- Faktúru zaeviduje hneď po doručení, či už prišla mailom, alebo poštou.
- Bločky nahrávajú kolegovia sami a ona ich rýchlo skontroluje.
- Úhrady sa párujú automaticky.
- Po prihlásení vidí stav bankových účtov a neuhradené pohľadávky.
- Zostavy nákladov a výnosov si vygeneruje sama.
Rýchla sumarizácia pre DPH
Pred hlásením k DPH má riaditeľka pri sebe všetky doklady zhrnuté na jednom mieste a nemusí ich hľadať v schránkach, na SharePointe ani v Exceli. Podklady pre hlásenie zhrnie rýchlo a presne. Vďaka tomu to vie dnes spravit za hodinu co jej prad tym trvalo cely den
Pripomienky: skrytý poklad aplikácie
Pripomienku si môže zadať nielen sebe, ale presmerovať ju aj kolegom. Stratená faktúra a „zabudol som ti ju preposlať“ sa tak riešia upozornením, nie telefonátom. Pomáha to aj pri sledovaní cash flow spoločnosti.
Čo ešte nie je dokonalé
Kniha jázd.
„Potrebuje doladiť podľa našich požiadaviek.“
Ľubica Jakabová, riaditeľka
Odkaz iným
„Neváhajte a skúste jeden mesiac. K pôvodnej evidencii sa už nevrátite.“
Ľubica Jakabová, riaditeľka
„Nerobte to!“
René Vereský, majiteľ, na otázku, čo by poradil firmám, ktoré ešte riadia platby cez Excel. BizNow opisuje dvoma slovami: ušetrený čas.
Podklady k štúdii pomohli vypracovať majiteľ René Vereský a riaditeľka Ľubica Jakabová.