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Ratgeber

Ratgeber

Anleitungen und Antworten auf Fragen zur Arbeit in BizNow.

01Konto und Anmeldung

Wie erstelle ich ein BizNow-Konto?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Konto erstellen“. Tragen Sie Vornamen, Nachnamen, E-Mail und Passwort ein. Das Passwort muss alle Anforderungen erfüllen: mindestens 8 Zeichen, mindestens ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen (!@#$%^&*). Sind alle Anforderungen erfüllt, wird die Schaltfläche zum Absenden aktiv. Nach erfolgreicher Registrierung werden Sie zur Anmeldeseite weitergeleitet.

Ich habe mein Passwort vergessen. Wie setze ich es zurück?

Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Passwort vergessen?“. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und BizNow sendet Ihnen einen Link zum Zurücksetzen des Passworts. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail und legen Sie ein neues Passwort fest.

Wie ändere ich mein Passwort?

Klicken Sie oben rechts auf das Profilsymbol. Wählen Sie „Passwort ändern“. Geben Sie das neue Passwort ein und bestätigen Sie es.

Kann ich BizNow auf dem Handy nutzen?

BizNow hat mobile Apps bei Google Play (Android) und im Apple App Store (iOS). Die mobilen Apps sind zum Hochladen und Ansehen von Belegen gedacht. Für den vollen Funktionsumfang nutzen Sie die Web-App auf einem Computer oder Laptop (Mindestauflösung 1200x600).

02Ersteinrichtung

Was passiert nach der ersten Anmeldung?

Nach Ihrer ersten Anmeldung zeigt BizNow ein verpflichtendes Fenster zur Registrierung Ihres ersten Unternehmens. Diesen Schritt können Sie nicht überspringen. Sie müssen die Firmendaten (Firmen-ID, Name, Adresse) ausfüllen, ein Abonnementpaket wählen und Zahlungsdaten eingeben.

Wie fülle ich die Firmendaten aus?

Geben Sie die Firmen-ID ein und klicken Sie auf „Firmen-ID suchen“. BizNow sucht Ihr Unternehmen im slowakischen Handelsregister und füllt Name, Adresse, Steuer-ID und weitere Angaben automatisch aus. Die Daten können Sie auch manuell eintragen.

03Hauptbereich und Navigation

Was sind die Hauptbereiche von BizNow?

BizNow hat 6 Haupt-Tabs:

  1. Übersichten - Finanzberichte und Diagramme
  2. Belege - Vollständige Belegverwaltung
  3. Geschäftspartner - Datenbank der Kunden und Lieferanten
  4. Mitarbeiter - Verwaltung von Mitarbeitern und Positionen
  5. Erinnerungen - Geplante Erinnerungen
  6. Einstellungen - Unternehmen, Standorte, Kassen, Benutzer, Kategorien, Protokolle gelöschter Datensätze
Wie funktionieren die Filter?

Mit der Filterleiste unter der Kopfzeile filtern Sie Daten nach:

  • Unternehmen - Wählen Sie das Unternehmen, dessen Daten Sie sehen möchten
  • Standort - Wählen Sie einen bestimmten Standort oder alle
  • Jahr - Wählen Sie ein Jahr
  • Monat - Wählen Sie einen oder mehrere Monate oder alle

Alle Tabellen und Berichte werden automatisch aktualisiert, wenn Sie die Filter ändern.

Wie wechsle ich zwischen dunklem und hellem Modus?

Klicken Sie oben rechts auf das Profilsymbol. Schalten Sie den Schalter für dunklen/hellen Modus um.

04Belege hochladen

Wie lade ich einen Beleg (Rechnung, Quittung, Lieferschein) hoch?

Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche „+ Beleg hinzufügen“ und wählen Sie „Rechnung / Quittung / Lieferschein / Proforma hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialog zur Auswahl einer Datei (PDF, Bild) von Ihrem Computer.

Was passiert nach dem Hochladen eines Belegs?

Nach dem Hochladen erscheint der Beleg unter Belege → Hochgeladene Belege mit dem Status „wird verarbeitet“. Die künstliche Intelligenz von BizNow liest die Daten automatisch aus dem Beleg aus (Rechnungsnummer, Daten, Beträge, Steuerangaben, Lieferantendaten). Ist die Verarbeitung abgeschlossen, wandert der Beleg zu „Belege zur Freigabe“, wo Sie ihn prüfen und freigeben können.

Kann ich Belege per E-Mail hochladen?

Ja! Jeder Standort kann eine eigene E-Mail-Adresse haben (z. B. IhreFirma_Standort@mail.cywotech.com). Leiten Sie Rechnungen einfach an diese Adresse weiter oder senden Sie sie dorthin, und sie werden automatisch verarbeitet. Die E-Mail richten Sie unter Einstellungen → Meine Standorte ein.

Kann ich Belege vom Handy hochladen?

Ja. Nutzen Sie die mobile BizNow-App (Android oder iOS), um Belege direkt mit dem Handy zu fotografieren oder hochzuladen. Sie werden automatisch mit Ihrem BizNow-Konto synchronisiert.

Welche Dateitypen kann ich hochladen?

BizNow unterstützt PDF-Dateien und gängige Bildformate (JPG, PNG). Für die besten Ergebnisse der KI-Verarbeitung empfehlen wir das PDF-Format. Auch Excel- und Word-Dateien werden unterstützt, ZIP zur Archivierung. Die maximale Dateigröße beträgt 5 MB.

Was, wenn die PDF-Datei passwortgeschützt ist?

Passwortgeschützte PDF-Dateien kann die KI nicht verarbeiten, weil sie den Inhalt eines gesperrten Dokuments nicht lesen kann. Solche Dateien können Sie aber als Anhänge zu bestehenden Belegen oder zur Archivierung im Bereich Verträge und andere Belege hochladen. Für die KI-Verarbeitung müssen Sie ein ungeschütztes (entsperrtes) PDF hochladen.

Mein Beleg bleibt im Status „wird verarbeitet“ hängen. Was soll ich tun?

Wird ein Beleg länger als 30 Minuten verarbeitet, erscheint eine Löschen-Schaltfläche. Sie können den hängenden Beleg löschen und erneut hochladen. Besteht das Problem weiter, wenden Sie sich an den Support.

05Belege manuell erstellen

Wie erstelle ich einen Beleg manuell, ohne eine Datei hochzuladen?

Klicken Sie auf „+ Beleg hinzufügen“ und wählen Sie „Rechnung / Quittung / Lieferschein / Proforma erstellen“. Es öffnet sich der Beleg-Editor, in dem Sie alle Felder selbst ausfüllen. Der Beleg wird direkt im Bereich „Belege zur Freigabe“ gespeichert. Eine KI-Verarbeitung ist nicht nötig; vor der Freigabe können Sie ihn prüfen und nach Bedarf bearbeiten.

Welche Felder fülle ich beim Erstellen eines Belegs aus?

Der Beleg-Editor hat zwei Bereiche:

  • Linker Bereich: Angaben zum Geschäftspartner (Name, Firmen-ID, Steuer-ID, Adresse), Belegangaben (Nummer, Daten), Status (Belegart, Kosten/Erlös, Zahlungsstatus, Verbuchung)
  • Rechter Bereich: Finanzielle Angaben - Rechnungspositionen mit Beträgen, MwSt.-Sätzen und Kategoriezuordnung
Wie füge ich eine Kassenbuchung hinzu?

Klicken Sie auf „+ Beleg hinzufügen“ → „Kasseneinzahlung/-auszahlung hinzufügen“. Es öffnet sich ein Formular für die Kassenbuchung, in dem Sie die Kasse wählen und Betrag, Kategorie und weitere Angaben eintragen.

Wie füge ich Lohnkosten hinzu?

Klicken Sie auf „+ Beleg hinzufügen“ → „Lohnkosten hinzufügen“. Tragen Sie Mitarbeiter, Lohnart, Zahlungsart, Brutto-/Nettolohn, Abgaben und den Zeitraum (Monat/Jahr) ein.

Wie füge ich einen Vertrag oder einen anderen Beleg hinzu?

Klicken Sie auf „+ Beleg hinzufügen“ → „Vertrag und anderen Beleg hinzufügen“. Es öffnet sich ein Formular für Verträge und andere nicht standardisierte Belege.

06Belege freigeben

Wo finde ich Belege, die auf Freigabe warten?

Gehen Sie zu Belege → Belege zur Freigabe. Diese Tabelle zeigt alle Belege, die von der KI verarbeitet oder manuell erstellt wurden und auf Ihre Prüfung warten.

Wie gebe ich einen Beleg frei?

In der Tabelle „Belege zur Freigabe“ hat jeder Beleg Aktionsschaltflächen:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift), um die von der KI ausgelesenen Daten zu prüfen und zu korrigieren
  2. Prüfen Sie im Editor Geschäftspartner, Beträge, Daten, MwSt.-Sätze und Kategorien
  3. Klicken Sie auf „Freigeben“, um den Beleg freizugeben, oder auf „Speichern“, um Änderungen ohne Freigabe zu speichern
Was passiert nach der Freigabe eines Belegs?

Der Beleg wandert von „Belege zur Freigabe“ in die entsprechende Tabelle der freigegebenen Belege:

  • Kostenrechnungen → Freigegebene Kosten → Rechnungen
  • Kostenquittungen → Freigegebene Kosten → Quittungen
  • Erlösrechnungen → Freigegebene Erlöse → Rechnungen
  • Lieferscheine → die entsprechende Tabelle der Lieferscheine
Kann ich einen Beleg aus der Freigabewarteschlange löschen?

Ja. Klicken Sie in der Belegzeile auf das Symbol Löschen (Papierkorb). Sie werden gebeten, das Löschen zu bestätigen.

07Freigegebene Belege bearbeiten und ansehen

Wie sehe ich einen freigegebenen Beleg an?

Gehen Sie zur entsprechenden Tabelle unter Freigegebene Kosten oder Freigegebene Erlöse. Klicken Sie auf das Symbol Ansehen (Auge), um den Beleg mit seinem PDF und allen Details zu öffnen.

Kann ich einen freigegebenen Beleg bearbeiten?

Ja, solange der Beleg nicht gesperrt ist. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift), um die Belegdaten zu ändern. Ist der Beleg gesperrt, müssen Sie ihn zuerst entsperren (dafür ist die entsprechende Berechtigung nötig).

Kann ich einen Beleg duplizieren?

Ja. Beim Ansehen eines freigegebenen Belegs können Sie die Duplizieren-Funktion nutzen, um eine Kopie mit vorausgefüllten Daten zu erstellen. Das ist praktisch für wiederkehrende Rechnungen.

08Rechnung aufteilen

Was ist das Aufteilen einer Rechnung?

Mit dem Aufteilen können Sie eine Rechnung in mehrere Positionen mit unterschiedlichen Beträgen, MwSt.-Sätzen und Kategorien teilen. Das ist nützlich, wenn eine Rechnung mehrere Kosten-/Erlöskategorien betrifft. Haben Sie zum Beispiel eine Rechnung über 500 EUR, von denen 300 EUR auf Material und 200 EUR auf Transport entfallen, teilen Sie sie in zwei Positionen auf und ordnen jeder eine eigene Kategorie zu.

Wie teile ich eine Rechnung auf?

Schauen Sie beim Bearbeiten eines Belegs in den rechten Bereich, in dem die Rechnungspositionen angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um weitere Positionen hinzuzufügen. Jede Position kann einen eigenen Betrag, MwSt.-Satz (z. B. 0 %, 10 %, 19 %, 20 %, 23 %) und eine eigene Kategorie haben. Die Summe aller Positionen muss dem Gesamtbetrag der Rechnung entsprechen.

Was passiert mit einer aufgeteilten Rechnung im System?

Aufgeteilte Rechnungen sind mit einem besonderen Typ gekennzeichnet (z. B. aufgeteilte Rechnung, aufgeteilte Quittung) und in den Belegtabellen mit einem anderen Symbol dargestellt. Die Struktur der Aufteilung bleibt erhalten, sodass Sie immer die Aufschlüsselung sehen.

09Kasse

Was ist der Bereich Kasse?

Belege → Kasse zeigt alle Kassenbuchungen - Einzahlungen und Auszahlungen aus Ihren physischen Kassen. Sie umfassen sowohl steuerliche als auch nichtsteuerliche Buchungen.

Wie filtere ich Kassenbuchungen?

Nutzen Sie das Dropdown-Filter für den Typ oben in der Tabelle:

  • Kosten (steuerlich) - Steuerliche Kosten
  • Kosten (nichtsteuerlich) - Nichtsteuerliche Kosten
  • Erlöse (steuerlich) - Steuerliche Erlöse
  • Erlöse (nichtsteuerlich) - Nichtsteuerliche Erlöse
  • Archiviert - Archivierte Datensätze
Wie finde ich den aktuellen Kassenbestand?

Gehen Sie zu Übersichten → Kassenbestände, um den aktuellen Bestand aller Ihrer Kassen zu sehen.

10Lohnkosten

Wo verwalte ich die Löhne?

Gehen Sie zu Belege → Lohnkosten. Diese Tabelle zeigt alle Lohndatensätze mit Mitarbeitername, Lohnart, Beträgen und Zahlungsart.

Wie füge ich einen Lohndatensatz hinzu?

Klicken Sie auf „+ Beleg hinzufügen“ → „Lohnkosten hinzufügen“. Tragen Sie ein:

  • Den Standort
  • Den Mitarbeiter (aus Ihrer Mitarbeiterliste)
  • Die Lohnart (Bruttolohn / Nettolohn / usw.)
  • Die Zahlungsart (Konto oder Bargeld; bei Bargeld wählen Sie die Kasse)
  • Finanzdaten: Gesamte Arbeitgeberkosten, Bruttolohn, Nettolohn, Abgaben
  • Den Zeitraum: Monat und Jahr

11Verträge und andere Belege

Wo werden Verträge und andere Belege gespeichert?

Gehen Sie zu Belege → Verträge und andere Belege. In diesem Bereich liegen Belege, die nicht in die Standardkategorien Rechnung/Quittung fallen.

Welche Belegarten kann ich hier ablegen?
  • Verträge
  • Andere Kostenbelege (steuerlich und nichtsteuerlich)
  • Andere Erlösbelege (steuerlich und nichtsteuerlich)
  • Alle unterstützenden Geschäftsbelege

12Geschäftspartner

Wie füge ich einen Geschäftspartner (Kunde/Lieferant) hinzu?

Gehen Sie zum Tab Geschäftspartner und klicken Sie auf „+ Geschäftspartner hinzufügen“. Tragen Sie Personentyp, Firmen-ID, Firmennamen, Steuer-ID, USt-IdNr., Adressdaten und Kontaktinformationen ein.

Kann BizNow die Daten des Partners automatisch ausfüllen?

Ja! Geben Sie die Firmen-ID ein und klicken Sie auf „Firmen-ID suchen“. BizNow sucht das Unternehmen im slowakischen Handelsregister und füllt Name, Adresse, Steuer-ID und weitere verfügbare Angaben automatisch aus.

Legt BizNow einen Geschäftspartner automatisch an?

Ja. Wenn Sie einen Beleg freigeben, prüft das System automatisch, ob der Geschäftspartner aus dem Beleg bereits in Ihrer Datenbank existiert. Falls nicht, legt BizNow ihn automatisch aus den aus dem Beleg ausgelesenen Daten an.

Kann ich einen ausländischen Partner ohne Firmen-ID hinzufügen?

Ja. Haken Sie beim Hinzufügen des Partners „Kunde ohne Firmen-ID (Ausland)“ an. Das Feld Firmen-ID wird dann optional.

13Mitarbeiter und Positionen

Wie füge ich einen Mitarbeiter hinzu?

Gehen Sie zu Mitarbeiter → Übersicht und klicken Sie auf „+ Mitarbeiter hinzufügen“. Tragen Sie die persönlichen Daten (Name, Personennummer, E-Mail, Telefon), Krankenkasse, Position und Vertragsart ein.

Wie verwalte ich Positionen?

Gehen Sie zu Mitarbeiter → Positionen. Hier können Sie die Arten von Positionen anlegen und verwalten, die Mitarbeitern zugewiesen werden. Klicken Sie auf „+ Position hinzufügen“, um eine neue Position mit Namen und Beschreibung anzulegen.

14Kategorien

Warum sind Kategorien wichtig?

Mit Kategorien teilen Sie Kosten und Erlöse genau nach Ihren Bedürfnissen auf. Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an die Verfolgung der Finanzen - ein Restaurant verfolgt Essen, Getränke und Personal, ein IT-Unternehmen Lizenzen, Hardware und Dienstleistungen. In BizNow legen Sie Ihre eigene, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Kategorienstruktur an.

Wie funktionieren Kategorien?

Kategorien ordnen Ihre Erlöse und Kosten in eine hierarchische Struktur. Sie werden als Baum unter Einstellungen → Meine Kategorien angezeigt. Jede Kategorie kann Unterkategorien haben.

Wie lege ich eine neue Kategorie an?

Klicken Sie im Kategorienbaum bei der übergeordneten Kategorie auf die Schaltfläche „+“, um eine Unterkategorie hinzuzufügen. Tragen Sie den Namen der Kategorie ein und speichern Sie.

Kann ich steuern, welche Standorte welche Kategorien sehen?

Ja. Die Sichtbarkeit von Kategorien lässt sich für jede Organisation/jeden Standort festlegen. Das bedeutet, dass verschiedenen Standorten unterschiedliche Kategorien zur Verfügung stehen können.

Was sind Zahlungsarten?

Unter Einstellungen → Zahlungsarten verwalten Sie Kategorien von Zahlungsarten für Kassenbelege (z. B. Bargeld, Essensgutscheine usw.). Sie werden beim Kennzeichnen von Kasseneinzahlungen und -auszahlungen verwendet.

15Übersichten und Berichte

Welche Berichte gibt es?

Der Tab Übersichten hat 6 Unterbereiche:

  1. Gesamtübersicht - Erlöse, Kosten, Gewinn/Verlust, Kassenbestand, Cashflow
  2. Kosten - Kategorien - Aufschlüsselung der Kosten nach Kategorie mit Diagrammen
  3. Erlöse - Kategorien - Aufschlüsselung der Erlöse nach Kategorie mit Diagrammen
  4. Kosten - Geschäftspartner - Kosten nach Lieferant
  5. Erlöse - Geschäftspartner - Erlöse nach Kunde
  6. Kassenbestände - Aktueller Bestand aller Kassen
Kann ich Berichte nach Zeitraum filtern?

Ja. Nutzen Sie die Filter Jahr und Monat in der Kopfzeile. Sie können einen bestimmten Monat, mehrere Monate oder alle Monate des gewählten Jahres auswählen.

Kann ich Berichte exportieren?

Ja. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Export“ und wählen Sie „Übersicht exportieren“, um die Übersicht als PDF zu exportieren.

16Export und Buchhaltungssoftware

Welche Exportformate gibt es?

Klicken Sie in der Kopfzeile auf die Schaltfläche „Export“, um die verfügbaren Optionen zu sehen:

  • Anhänge exportieren - Die Anhänge der ausgewählten Belege als ZIP herunterladen
  • Liste exportieren - Die aktuelle Tabelle als XLSX (Excel) exportieren
  • Alles exportieren - Alle gefilterten Belege exportieren
Kann ich in Buchhaltungssoftware exportieren?

Ja! BizNow unterstützt den Export in die wichtigsten slowakischen Buchhaltungssysteme:

  • MRP-K/S - Format für die Buchhaltungssoftware MRP
  • Money S3 - Format für Money S3
  • Pohoda - XML-Format für Pohoda
  • KROS - Format für die Buchhaltungssoftware KROS

17Einstellungen - Unternehmen

Wie füge ich ein weiteres Unternehmen hinzu?

Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Firmen und klicken Sie auf „+ Firma hinzufügen“. Tragen Sie die Firmendaten ein, wählen Sie ein Abonnementpaket und richten Sie die Zahlung ein. Jedes Unternehmen hat sein eigenes Paket und eigene Belegkontingente.

Wie bearbeite ich die Firmendaten?

Klicken Sie in der Firmentabelle auf das Symbol Bearbeiten. Sie können alle Firmeninformationen aktualisieren, einschließlich Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankdaten (IBAN), Logo und Unterschrift.

Kann ich ein Firmenlogo und eine Unterschrift hochladen?

Ja. Im Bearbeitungsfenster der Firma gibt es Felder zum Hochladen des Firmenlogos (JPG/PNG) und der Unterschrift (JPG/PNG). Sie können auf erzeugten Belegen verwendet werden.

Kann ich Rechnungen an ein anderes Unternehmen stellen lassen?

Ja. Haken Sie beim Hinzufügen oder Bearbeiten einer Firma „Andere Firma abrechnen“ an und tragen Sie die Daten der abrechnenden Firma ein.

18Einstellungen - Standorte

Was ist ein Standort?

Ein Standort steht für eine physische Filiale, Abteilung oder einen Bereich Ihres Unternehmens. Jedes Unternehmen kann mehrere Standorte haben.

Wie füge ich einen neuen Standort hinzu?

Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Standorte und klicken Sie auf „+ Standort hinzufügen“. Wählen Sie das Unternehmen und tragen Sie den Namen des Standorts ein.

Wie viele Standorte kann ich haben?

Das hängt von Ihrem Abonnementpaket ab:

  • Basis: bis zu 2 Standorte
  • Erweitert: bis zu 10 Standorte
  • Business: bis zu 15 Standorte
  • Premium: bis zu 50 Standorte

19Einstellungen - Kassen

Was ist eine Kasse in BizNow?

Eine Kasse steht für eine physische Registrierkasse oder eine Handkasse. Jede Kasse gehört zu einem bestimmten Standort und hat einen Anfangsbestand.

Wie füge ich eine Kasse hinzu?

Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Kassen und klicken Sie auf „+ Kasse hinzufügen“. Wählen Sie Unternehmen und Standort und tragen Sie Namen, Beschreibung und Anfangsbestand der Kasse ein.

20Einstellungen - Benutzer und Rollen

Wie füge ich einen Benutzer zu meiner Organisation hinzu?

Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer und klicken Sie auf „+ Benutzer hinzufügen“. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und weisen Sie eine oder mehrere Rollen zu.

Welche Rollen gibt es?

BizNow hat mehrere vordefinierte Rollen: Buchhalter, Direktor, Standortleiter, Freigeber, Erfasser - Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Rollenbeschreibungen“, um die detaillierte RACI-Matrix zu sehen.

Wie weise ich eine Rolle zu?

Nutzen Sie beim Hinzufügen eines Benutzers die Tabelle zur Rollenzuweisung, um Rolle, Organisation und Organisationstyp (Unternehmen / Standort / Kasse) festzulegen. Ein Benutzer kann auf verschiedenen Organisationsebenen unterschiedliche Rollen haben.

Wie finde ich heraus, welche Berechtigungen ich habe?

Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer → „Mir zugewiesene Rechte“. Hier werden alle Rollen und Organisationen angezeigt, die Ihrem Konto zugewiesen sind.

21E-Mail für den Belegempfang

Wie richte ich eine automatische E-Mail für meinen Standort ein?

Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Standorte. Bearbeiten Sie den Standort und klicken Sie auf „E-Mail anfordern“. BizNow erstellt eine eigene E-Mail-Adresse der Form Firmenname_Standortname@mail.cywotech.com.

Wie funktioniert der Belegempfang per E-Mail?

Ist die E-Mail eingerichtet, leiten Sie Rechnungen einfach an die E-Mail-Adresse des Standorts weiter. BizNow lädt die Anhänge automatisch herunter, legt sie im Speicher ab, schickt sie zur KI-Verarbeitung und die verarbeiteten Belege erscheinen unter „Belege zur Freigabe“.

Kann ich einen Beleg mit einer bestimmten Belegnummer per E-Mail senden?

Ja! Beginnt der E-Mail-Betreff mit „DOC “ oder „DOK “, gefolgt von einer Nummer (z. B. „DOC 12345“), verwendet BizNow diese Nummer als Rechnungsnummer des hochgeladenen Belegs im Ordner Verträge und andere Belege.

22Abonnement und Abrechnung

Wie funktioniert die Abrechnung?

BizNow berechnet eine monatliche Abonnementgebühr entsprechend dem gewählten Paket. Überschreiten Sie das monatliche Belegkontingent, kostet jeder zusätzliche Beleg 0,20 EUR. Die Abrechnung erfolgt über Stripe (Zahlungskarte).

Wie kündige ich mein Abonnement?

Das Abonnement für ein bestimmtes Unternehmen beenden Sie, indem Sie das Unternehmen in der App löschen oder eine Anfrage an support@cywo.tech senden. Löschen Sie das Unternehmen vor Ende der Testphase, wird das kostenpflichtige Abonnement nicht aktiviert. Das Löschen eines Unternehmens ist unwiderruflich und entfernt seine Daten, Belege und Anhänge, exportieren Sie daher zuerst die benötigten Daten.

Wie sehe ich meine Belegnutzung?

Das Widget zur Belegnutzung in der Kopfzeile zeigt die Nutzung im aktuellen Monat: wie viele Belege Sie verarbeitet haben im Vergleich zum Limit Ihres Pakets, mit einer Fortschrittsanzeige.

Kann ich mein Paket wechseln?

Ja. Bearbeiten Sie das Unternehmen in den Einstellungen und wählen Sie ein anderes Paket. Paketwechsel können für den nächsten Abrechnungszeitraum vorgemerkt werden.

Was zählt als Beleg?

Jeder einzelne in BizNow verarbeitete Beleg zählt zum monatlichen Limit - ob über Web oder Handy hochgeladen, per E-Mail empfangen oder manuell erstellt. Auch Belege, die als Anhänge zu einer Rechnung oder einem anderen Beleg hinzugefügt werden, zählen mit.

23Erinnerungen

Wie richte ich eine Erinnerung ein?

Gehen Sie zum Tab Erinnerungen und klicken Sie auf „+ Erinnerung hinzufügen“. Legen Sie Namen, E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung, Datum der ersten Benachrichtigung und Wiederholungshäufigkeit fest.

Kann ich Erinnerungen aktivieren/deaktivieren?

Ja. Jede Erinnerung hat einen Schalter Aktiv/Inaktiv. Inaktive Erinnerungen senden keine Benachrichtigungen.

24Suche

Wie durchsuche ich alle Belege?

Klicken Sie in der Kopfzeile auf das Lupensymbol. Es öffnet sich ein Bereich für die erweiterte Suche. Geben Sie eine Suchanfrage ein, um Belege nach Kundennamen, Rechnungsnummer, Beschreibung, Dateinamen oder Betrag zu finden.

Kann ich innerhalb einer bestimmten Tabelle filtern?

Ja. Jede Tabelle hat Filterfelder für jede Spalte. Geben Sie oben in einer beliebigen Spalte Text in den Filter ein, um die Zeilen zu filtern. Filterzustände bleiben beim Wechsel zwischen Tabs erhalten.

25Belege sperren

Was ist das Sperren von Belegen?

Freigegebene Belege können gesperrt werden, um versehentliche Änderungen oder Löschungen zu verhindern. Ein gesperrter Beleg lässt sich erst nach dem Entsperren bearbeiten.

Wie sperre/entsperre ich einen Beleg?

Klicken Sie in einer beliebigen Tabelle freigegebener Belege in der Belegzeile auf das Symbol Sperren. Zum Entsperren klicken Sie erneut auf dasselbe Symbol. Das Sperren/Entsperren erfordert die entsprechende Berechtigung.

Wer kann Belege sperren/entsperren?

Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung (in der Regel Inhaber und Buchhalter) können Belege sperren und entsperren.

26Protokoll gelöschter Datensätze

Wo sehe ich gelöschte Belege?

Gehen Sie zu Einstellungen → Protokoll gelöschter Datensätze. Diese Tabelle zeigt das Änderungsprotokoll aller gelöschten Belege mit Belegart, Löschdatum, wer gelöscht hat, Standort, Kunde, Belegnummer und Betrag.

Kann ich gelöschte Belege wiederherstellen?

Das Protokoll gelöschter Datensätze ist schreibgeschützt und dient als Prüfpfad. Gelöschte Belege lassen sich aus dieser Ansicht nicht wiederherstellen.

27Benachrichtigungen und Nachrichten

Wie funktionieren Benachrichtigungen?

Das Glockensymbol in der Kopfzeile zeigt ausstehende Benachrichtigungen. Eine gelbe Glocke bedeutet keine Hinweise; eine rote läutende Glocke bedeutet, dass Sie ungelesene Benachrichtigungen haben. Klicken Sie darauf, um die Liste der Benachrichtigungen zu sehen.

Kann ich in BizNow Nachrichten senden?

Ja. Klicken Sie in der Kopfzeile auf das Sprechblasensymbol, um das Nachrichtensystem zu öffnen. Sie können Nachrichten von anderen Benutzern und BizNow-Administratoren senden und empfangen.

28Weitere Funktionen

Kann ich die Spaltenbreite in Tabellen ändern?

Ja. Ziehen Sie in einer beliebigen Tabelle an den Spaltenrändern, um die Breite zu ändern. Ihre Einstellungen zur Spaltenbreite werden gespeichert und bleiben zwischen den Sitzungen erhalten.

Kann ich Tabellen sortieren?

Ja. Klicken Sie auf die Kopfzeile einer beliebigen Spalte, um zu sortieren. Klicken Sie erneut, um die Sortierreihenfolge umzukehren.

Kann ich mehrere Zeilen auswählen?

Ja. Tabellen mit Kontrollkästchen erlauben die Auswahl mehrerer Zeilen. Sind Zeilen ausgewählt, wird die Gesamtsumme der ausgewählten Zeilen angezeigt.

Kann ich eine Tabelle im Vollbild ansehen?

Ja. Klicken Sie bei einer beliebigen Tabelle auf die Schaltfläche „Vergrößern“, um für bessere Lesbarkeit in die Vollbildansicht zu wechseln.