Ako sa pripraviť na eFaktúru: postup krok za krokom

Na eFaktúru od 1. januára 2027 sa pripravíte v šiestich krokoch, od overenia povinností až po skúšku odoslania a prijatia. Od tohto dátumu musí eFaktúry vedieť prijímať každá firma a každý podnikateľ. Platitelia DPH ich pri zákonom určených tuzemských transakciách musia aj vystavovať. Pri každom kroku nájdete, čo urobiť, na čo si dať pozor a ako spoznáte, že je krok hotový.

Ako funguje eFaktúra v praxi? Ide o faktúru v štruktúrovanom formáte, ktorú účtovný systém spracuje bez ručného prepisovania. Dodávateľ ju odošle cez svojho digitálneho poštára a ten ju doručí poštárovi odberateľa. Malá firma na to nepotrebuje nový ERP systém ani vlastné IT oddelenie. Často stačí kompatibilný fakturačný program alebo jednoduchá aplikácia digitálneho poštára.

Overte, či eFaktúry musíte vystavovať alebo len prijímať

Prvý krok rozhodne o tom, aké funkcie budete od služby potrebovať. Prijímať eFaktúry musí vedieť každá tuzemská firma a podnikateľ vrátane neplatiteľov DPH. Vystavovať ich musia platitelia DPH, keď fakturujú tuzemskej firme, podnikateľovi alebo inej právnickej osobe. Podrobný výklad povinností a výnimiek nájdete v článku koho sa eFaktúra týka.

• Nie ste platiteľ DPH – stačí vám zabezpečiť prijímanie. Príklad: živnostník, ktorý dostáva faktúry za telefón a softvér.
• Ste platiteľ DPH a fakturujete slovenským firmám – potrebujete prijímanie aj vystavovanie. Príklad: servisná firma, ktorá fakturuje opravy slovenskej s. r. o.
• Ste platiteľ DPH a predávate len spotrebiteľom alebo do zahraničia – vystavovanie eFaktúr sa vás spravidla netýka, prijímanie áno.

Potom si prejdite, aké doklady vystavujete a prijímate, napríklad faktúry, faktúry k prijatým platbám alebo opravné faktúry. Službu vyberajte až podľa svojich povinností. Inak môžete platiť za funkcie, ktoré nepotrebujete, alebo vám budú chýbať podstatné. Do 30. 6. 2030 môže dodávateľ so súhlasom príjemcu poslať eFaktúru aj inak ako cez doručovaciu službu, napríklad e-mailom. Stále však musí ísť o štruktúrovanú eFaktúru, nie o obyčajné PDF, a príjemca musí byť na prijímanie cez digitálneho poštára pripravený. Pri eFaktúre doručenej mimo doručovacej služby v tomto prechodnom období nevzniká z takéhoto doručenia oznamovacia povinnosť voči Finančnej správe.

Krok je hotový, keď viete, či potrebujete len prijímanie, alebo prijímanie aj vystavovanie eFaktúr.

Overte fakturačný a účtovný softvér

Zistite, či program, v ktorom dnes fakturujete alebo účtujete, eFaktúru zvládne. Finančná správa odporúča opýtať sa priamo dodávateľa softvéru. Položte mu tieto otázky:

• Podporuje program požadovaný formát eFaktúry?
• Dokáže faktúry prijímať a podľa potreby aj odosielať?
• Ako bude komunikovať s digitálnym poštárom – má ho zabudovaného, alebo sa prepája s iným poskytovateľom?
• Treba funkciu osobitne aktivovať alebo aktualizovať a odkedy bude dostupná?
• Ako sa prijaté faktúry dostanú k účtovníkovi?

Pozor, podpora formátu XML ešte neznamená, že program eFaktúry aj doručuje. Malá firma bez IT má tri možnosti: ponechať kompatibilný program, doplniť ho samostatnou aplikáciou digitálneho poštára alebo použiť hotové riešenie. Hotové riešenie spája vystavovanie, prijímanie a doručovanie v jednej aplikácii. Pri ňom sledujte, či nevyžaduje vlastnú implementáciu a či umožňuje export do vášho účtovníctva.

Krok je hotový, keď viete, či vám súčasný program stačí a čo musíte doplniť.

Vyberte digitálneho poštára

Digitálny poštár je poskytovateľ doručovacej služby, ktorý odosiela a prijíma vaše eFaktúry. Pri výbere skontrolujte:

• prijímanie aj odosielanie, ak ich potrebujete,
• prepojenie s vaším fakturačným alebo účtovným softvérom,
• prístup pre účtovníka,
• cenu, výpovednú lehotu a ďalšie podmienky služby.

Na prijímanie môžete mať pre jedno DIČ iba jedného poštára. Na odosielanie môžete na základe zmlúv využívať aj viacerých poskytovateľov. Firma tak môže prijímať cez jednu službu a z iného programu len odosielať. Pri každej službe si preto overte, či ju aktivujete len na odosielanie, alebo na odosielanie aj prijímanie.

Výber poštára ešte neznamená dokončenú aktiváciu. Po výbere nasleduje zmluva s poskytovateľom, niekedy aj kontakt z jeho strany alebo potvrdenie ďalších údajov. Konkrétny postup si overte u vybraného poskytovateľa. Kritériá výberu podrobne opisujeme v článku Digitálny poštár pre eFaktúru.

Krok je hotový, keď máte vybraného poskytovateľa, poznáte jeho zmluvné podmienky a máte dohodnutý postup aktivácie.

Udeľte oprávnenie na portáli Finančnej správy

Poštára na prijímanie eFaktúr vyberáte cez výberovú službu na portáli finančnej správy. Osoba, ktorá výber robí, musí mať oprávnenie konať za firmu. Registrácia na portáli a oprávnenie zastupovať daňový subjekt sú dva samostatné procesy. Výber môže urobiť štatutár alebo iná oprávnená osoba, napríklad externý účtovník.

1. Overte, že osoba má na portáli oprávnenie konať za firmu.
2. Vo výberovej službe zvoľte poštára na prijímanie.
3. Uzatvorte zmluvu s poskytovateľom. Výber na portáli ju nenahrádza.
4. Overte u poskytovateľa, že je registrácia na prijímanie dokončená.

Ak odosielate cez iného poskytovateľa, než cez ktorého prijímate, odosielanie riešite zmluvne a technickým nastavením služby. Poskytovateľ odosielania však môže požadovať verifikačný token získaný cez portál Finančnej správy. Registrácia tohto poskytovateľa na samotné odosielanie nie je v prechodnom období všeobecnou zákonnou povinnosťou. Overenie oprávnení a aktivácia môžu trvať rôzne dlho, preto výber neodkladajte na posledné decembrové dni.

Krok je hotový, keď máte urobený výber, vyriešené oprávnenia a poskytovateľ potvrdil aktiváciu prijímania.

Dohodnite sa s účtovníkom

Pred spustením si s účtovníkom rozdeľte úlohy:

• kto bude kontrolovať prijaté eFaktúry,
• kto ich bude účtovne spracúvať,
• ako sa k nim účtovník dostane – prístupom do aplikácie, exportom alebo prepojením,
• ako budete riešiť faktúry s nesprávnymi údajmi.

Externý účtovník nemusí automaticky vidieť doklady, ktoré prijímate cez svoju službu. Ak vy a účtovník používate rozdielne riešenia, vopred overte, ako sa k faktúram reálne dostane. Rozhodujú konkrétne oprávnenia, funkcie a spôsob odovzdávania dokladov. Doručenie faktúry neznamená, že je vecne správna. Kontrolu obsahu musí naďalej niekto urobiť. Základné pravidlá vedenia účtovníctva a uchovávania dokladov sa zavedením eFaktúry nemenia.

Krok je hotový, keď máte dohodnuté zodpovednosti a overený spôsob odovzdávania dokladov účtovníkovi.

Otestujte odoslanie a prijatie

Registrácia a aktivácia ešte nepotvrdzujú, že celý proces funguje. Finančná správa odporúča vyskúšať odosielanie aj prijímanie s obchodnými partnermi. Postupujte takto:

1. Skontrolujte identifikačné údaje firmy, najmä DIČ, a stav doručovacej služby.
2. Požiadajte dodávateľa, ktorý už eFaktúry posiela, aby vám najbližšiu skutočnú faktúru doručil cez doručovaciu službu.
3. Overte, že faktúra prišla, jej údaje sú čitateľné a dostala sa k účtovníkovi.
4. Ak eFaktúry vystavujete, vytvorte skutočnú faktúru, skontrolujte jej validáciu, odošlite ju a overte potvrdenie doručenia.
5. Ak poskytovateľ ponúka testovacie prostredie, skúšobné doklady posielajte tam. V ostrej prevádzke nevytvárajte fiktívne doklady len na test.

Úspešné doručenie potvrdzuje technickú funkčnosť, nie správnosť faktúry. Doručenú eFaktúru nemožno spätne odmietnuť tak, aby sa zrušilo jej doručenie. Ak obsahuje chybu, kontaktujte dodávateľa a dohodnite správny postup opravy. Dodávateľ ju opraví podľa pravidiel pre opravné doklady, najčastejšie dobropisom.

Krok je hotový, keď viete, že eFaktúry prijímate a podľa svojich povinností ich aj správne vytvárate a odosielate.

Najčastejšie otázky

Musím kvôli eFaktúre meniť účtovný program?

Nie automaticky. Ak dodávateľ programu podporu eFaktúry pripravuje, stačí ju aktivovať a prepojiť s poštárom. Ak ju program nezvládne, môžete v ňom ďalej účtovať a eFaktúry riešiť samostatnou službou s exportom do účtovníctva.

Zvládne malá firma prechod na eFaktúru aj bez vlastného IT?

Áno. Pri menšom počte faktúr podľa finančnej správy nepotrebujete drahý automatický systém, stačí konto v aplikácii digitálneho poštára. Hotové riešenie, ktoré spája odosielanie, prijímanie a prístup pre účtovníka, môže zjednodušiť prípravu bez vlastnej technickej integrácie. Výber a nastavenie môžete urobiť spolu s účtovníkom.

Môže za mňa digitálneho poštára vybrať účtovník?

Áno. Účtovník môže digitálneho poštára vybrať, ak má príslušné oprávnenie zastupovať firmu na portáli Finančnej správy. Na podpis zmluvy s poskytovateľom potrebuje aj zodpovedajúce zmluvné splnomocnenie.

Ako zistím, že môžem eFaktúry skutočne prijímať?

Rozlišujte tri stavy: výber poštára na portáli, aktiváciu služby po uzatvorení zmluvy a overený príjem. Istotu máte až pri treťom, keď vám príde skutočná eFaktúra a vidíte ju v aplikácii aj u účtovníka. Do tej doby považujte prípravu za nedokončenú.

Čo ak môj fakturačný softvér nebude do 1. januára 2027 pripravený?

Kontaktujte dodávateľa a zistite presný termín sprístupnenia eFaktúry. Ak ho nestihne, prijímanie zabezpečte samostatnou aplikáciou digitálneho poštára. Ak eFaktúry aj vystavujete, preverte kompatibilné riešenie, ktoré môžete používať do aktualizácie programu.

Pripravujete firmu na eFaktúru 2027? Pozrite si možnosti aktivácie eFaktúry v BizNow a vyberte režim, ktorý zodpovedá vašim povinnostiam.

Odborne aktualizované 30. 10. 2026 podľa zákona o DPH v znení účinnom od 1. 1. 2027 a otázok a odpovedí Finančného riaditeľstva SR k eFaktúre (september 2026).